了解到什么貨物可以上飛機(jī)托運(yùn)，下一步要做的事是向貨代詢問最新的航班信息，飛行資料通常包括飛機(jī)班次(頭程、轉(zhuǎn)機(jī))、飛機(jī)型號(hào)(某些特殊貨物就需要大型飛機(jī))，例如B747-400F)，飛機(jī)艙(有專用貨機(jī)和客貨一體機(jī))、運(yùn)費(fèi)(并確認(rèn)各種雜費(fèi)、地表費(fèi)、制單費(fèi)、燃油費(fèi)等費(fèi)用。）等等。
航空公司確認(rèn)航班信息后，與貨運(yùn)代理簽訂委托書，即合同，同時(shí)根據(jù)貨代的要求，提供相應(yīng)的單證，作為出口程序?qū)嵗?/p>
有進(jìn)出口資質(zhì)的外貿(mào)公司一般需要提供貨物裝箱單、商業(yè)發(fā)票、商務(wù)合同，出關(guān)還涉及兩個(gè)問題：一是報(bào)關(guān)，二是報(bào)檢。報(bào)檢要根據(jù)被運(yùn)送的貨物提供有關(guān)單證(出境國的要求和目的國的要求)，這個(gè)報(bào)關(guān)可以自行或委托貨運(yùn)代理。
貨物提交后，貨代將根據(jù)委托書的信息預(yù)先訂艙。完成后，客戶將收到進(jìn)倉圖和進(jìn)倉圖，貨物需送至指定的機(jī)場倉庫。
貨到機(jī)場倉庫后，首先要確認(rèn)貨品的尺寸和重量，計(jì)價(jià)方式是協(xié)議運(yùn)費(fèi)和公布運(yùn)費(fèi)，費(fèi)率的發(fā)布由國際組織IATA確定，貨件重量(注：體積重量取自自重中較大的一方，按長*寬*高CM/6000計(jì)算)。
在確定貨物的記賬重量后，需要在機(jī)場的貨代公司工作人員為貨物貼上標(biāo)記和嘜頭，辦公室人員填寫貨物的預(yù)配艙單信息，機(jī)場的有關(guān)人員完成運(yùn)輸信息的輸入，如果這兩項(xiàng)信息一致，就可以向海關(guān)報(bào)關(guān)。在一般情況下，報(bào)關(guān)分為兩種情況：一種是全部放行，另一種是部分檢查。在報(bào)關(guān)前，將收到一份空運(yùn)主運(yùn)單，即提單。
遇檢查按海關(guān)的要求，向指定區(qū)域提供相應(yīng)的運(yùn)單信息，只要貨物、證件信息一致，基本無問題。
空運(yùn)單據(jù)在蓋上海關(guān)放行章后，需到航空公司簽章，其主要目的是檢查運(yùn)價(jià)是否正確、貨物性質(zhì)是否適于空運(yùn)、危險(xiǎn)品是否辦理相關(guān)手續(xù)。
航空公司簽單認(rèn)后，貨代向航司辦理交接手續(xù)，將單據(jù)交付給航司，由航司安排運(yùn)輸。海運(yùn)部有關(guān)人員按艙位計(jì)劃裝貨，國際空運(yùn)一般是以集裝箱、集裝板的方式裝運(yùn)，由貨代負(fù)責(zé)貨物，提交給航司的單據(jù)需要跟蹤航班和貨物，因種種原因，貨物不能按規(guī)定的時(shí)間起飛(如航班延誤、航班取消、貨物裝運(yùn)不合格)，如正常起飛后：需將運(yùn)單號(hào)、航班號(hào)、出貨時(shí)間等及時(shí)送交給客戶。及運(yùn)輸代理所需的有關(guān)單據(jù)的移交、接收和接收。
接下來是費(fèi)用結(jié)算。